Kan man skifte bogholder midt i året?
Der er ikke noget i vejen for at skifte bogholder i løbet af året, hvis du og din nuværende bogholder kan blive enige om et tidspunkt. Det, der styrer tidspunktet, er typisk din egen aftale med den nuværende bogholder – ikke regnskabsåret.
Start derfor med at finde din nuværende aftale frem. Se efter, om der er et opsigelsesvarsel, om bestemte opgaver skal afsluttes først, og om der står noget om gebyrer for eksport af data eller udlevering af materiale. Vilkårene varierer fra aftale til aftale, så det er din egen kontrakt, der gælder.
Skiftet trin for trin
1. Afklar hvad du har brug for
Skriv ned, hvilke opgaver den nuværende bogholder løser: bogføring, betaling af regninger, rykkere, moms, løn, afstemninger, materiale til revisor. Det gør det lettere at få et dækkende tilbud og undgå, at en opgave falder mellem to stole.
2. Få overblik over status
Hvor langt er bogføringen? Hvilke momsperioder er indberettet? Er banken afstemt til en bestemt dato? Jo mere præcist status kendes, jo lettere er overdragelsen.
3. Lav aftalen med den nye bogholder
Aftal opgaver, frekvens, pris og startdato skriftligt, før den gamle aftale opsiges. Så står du ikke uden hjælp i en periode. Læs mere om hvordan samarbejdet med en ekstern bogholder foregår.
4. Fastlæg en skæringsdato
Vælg en dato, hvor ansvaret skifter – gerne afslutningen på en måned eller momsperiode. Alt før datoen afslutter den gamle bogholder, alt efter tager den nye sig af.
5. Overfør materiale og adgange
Den gamle bogholder afleverer de aftalte rapporter og eksporter, og den nye får sin egen adgang til systemerne (se tjeklisten nedenfor).
6. Kontrollér overleveringen
Den nye bogholder afstemmer de vigtigste konti på skæringsdatoen: bank, moms, debitorer og kreditorer. Afvigelser afklares, mens den gamle bogholder stadig kan svare på spørgsmål.
7. Luk de gamle adgange
Når overleveringen er færdig og kontrolleret, fjerner du den gamle bogholders adgang til bank, regnskabsprogram og eventuelle andre systemer.
Tjekliste: det skal overleveres
Bed om materialet pr. skæringsdatoen. Ikke alt er relevant for alle virksomheder.
- Saldobalance pr. skæringsdato
- Posteringsoversigt (kontokort) for regnskabsåret indtil nu
- Kontoplan, herunder egne konti og momskoder
- Liste over åbne debitorer (kunder, der skylder penge)
- Liste over åbne kreditorer (regninger, der ikke er betalt)
- Bankafstemning pr. skæringsdato med eventuelle uafstemte poster
- Oversigt over momsperioder: hvilke er indberettet, og hvilke afventer
- Lønrelaterede saldi, hvis der er ansatte – fx skyldig A-skat, pension og feriepenge
- Bilag og eksport af data fra regnskabsprogrammet
- Liste over faste aftaler, abonnementer og automatiske posteringer
Adgange og fortrolige oplysninger
Adgangskoder, CPR-numre og lønoplysninger hører ikke hjemme i en kontaktformular, og dit eget login bør ikke deles. En mere sikker løsning er, at den nye bogholder får sin egen brugeradgang med en passende rolle i regnskabsprogram og netbank, så adgangen kan fjernes igen, uden at du skal skifte adgangskoder.
Aftal en kanal til fortrolige dokumenter, inden de sendes. Det kan fx være en delt mappe med adgangskontrol eller funktionerne i selve regnskabs- eller lønsystemet.
Eksempel på et skifte
Tænkt eksempel
En lille virksomhed med kvartalsmoms beslutter i sommeren at skifte bogholder og vælger 1. september som skæringsdato. Datoen er valgt af praktiske grunde – den er ikke en frist i loven.
Den gamle bogholder bogfører og afstemmer til og med 31. august og afleverer saldobalance, åbne poster og bankafstemning. Den nye bogholder får egen adgang til regnskabsprogrammet, kontrollerer saldiene og overtager bogføringen fra 1. september. Momsen for perioden, der krydser skæringsdatoen, er aftalt på forhånd: Her laver den nye bogholder indberetningen på grundlag af den gamle bogholders afstemte tal.
Typiske faldgruber
- Dobbelte posteringer: Hvis begge bogholdere bogfører den samme periode, eller en bankintegration importerer posteringer igen. En klar skæringsdato forebygger det.
- Manglende bilag: Posteringer uden bilag bliver opdaget ved afstemningen. Få dem på plads, mens den gamle bogholder kan hjælpe. Læs også hvilke bilag du skal sende til din bogholder.
- Glemte frister: Moms, løn og andre indberetninger kører videre under skiftet. Lav en liste over de næste frister, og aftal, hvem der står for hver.
- Åbne adgange: Gamle adgange bliver liggende, fordi ingen husker at fjerne dem.
Se også, hvilke bogholderiopgaver jeg hjælper med, og læs hvad der påvirker prisen på bogholderi, hvis du vil sammenligne tilbud. Regler om opbevaring af regnskabsmateriale finder du i Erhvervsstyrelsens vejledning om bogføringsloven.