Bilag er ikke det samme som en bankpostering
En bankpostering viser, at der er gået penge ind eller ud – men ikke hvorfor. Bilaget er dokumentet bag: fakturaen, kvitteringen eller kreditnotaen, der viser, hvad transaktionen drejer sig om, hvem modparten er, og hvordan beløbet fordeler sig på pris og moms.
- Faktura: dokumenterer, hvilke varer eller ydelser der er faktureret, til hvilken pris og med hvilken moms – uanset om den betales med det samme eller senere.
- Kvittering: dokumenterer et køb, der er betalt med det samme.
- Kreditnota: annullerer eller nedsætter en tidligere faktura helt eller delvist.
De bilag, bogholderen skal bruge
Salg
Kopi af alle udstedte salgsfakturaer og kreditnotaer, også hvis de er lavet i et andet system.
Køb og omkostninger
Fakturaer og kvitteringer for varekøb, materialer, udlæg og mindre udgifter. Har du betalt noget privat for virksomheden, skal kvitteringen også med.
Abonnementer
Software, telefon og andre løbende ydelser trækkes ofte automatisk. Fakturaen ligger typisk i leverandørens kundeportal – den skal hentes, også selvom beløbet er det samme hver måned.
Betalingsløsninger og webshop
Betalingsløsninger udbetaler ofte et nettobeløb, hvor gebyrer allerede er trukket fra. Bogholderen skal derfor bruge afregningen, der viser bruttosalg, gebyrer og udbetalt beløb – ellers bliver både salg og omkostninger forkerte.
Udenlandsk valuta
Ved køb og salg i fremmed valuta skal bilaget vise valuta og beløb. Det kan også hjælpe at vedlægge, hvilket beløb der faktisk blev trukket i danske kroner.
Lån, leasing og større anskaffelser
Låneaftaler, leasingkontrakter og købsaftaler på større aktiver er nødvendige for at bogføre renter, afdrag og anlæg korrekt.
Løn
Lønoplysninger – timer, fravær, ændringer i ansættelser – indeholder personoplysninger. Aftal derfor på forhånd, hvilken kanal de sendes gennem, fx lønsystemets egne funktioner eller en delt mappe med adgangskontrol, frem for at sende dem løst rundt. Se mere under lønservice.
Returvarer, refusioner og kreditnotaer
Når en vare sendes retur, eller en kunde får penge tilbage, skal der som regel være en kreditnota, der henviser til den oprindelige faktura. Kreditnotaen viser, hvilket beløb og hvilken moms der tilbageføres, så både omsætning eller omkostning og moms bliver rettet.
- Når du selv returnerer en vare: Bed leverandøren om en kreditnota, og send den sammen med en kort note om, hvilken faktura den hører til. En tilbagebetaling på kontoen alene viser ikke, hvad der er krediteret.
- Når en kunde får penge tilbage: Udsted en kreditnota i dit faktureringssystem i stedet for blot at overføre pengene. Så hænger salg, moms og bank sammen.
- Delvise refusioner: Skriv, hvad refusionen dækker – fx en enkelt vare eller et afslag – så bogholderen ikke skal gætte.
Udlæg og private køb
To situationer bliver ofte blandet sammen, men behandles forskelligt:
Erhvervsudgift betalt privat
Har du betalt en udgift til virksomheden med dit private kort, er det et udlæg. Send kvitteringen og skriv, at du har lagt ud. Så kan udgiften bogføres i virksomheden, og beløbet registreres som noget, virksomheden skylder dig, eller som du får refunderet.
Privat køb betalt af virksomheden
Har du betalt noget privat fra virksomhedens konto, er det ikke en udgift for virksomheden. Pengebevægelsen skal dog stadig registreres – typisk som en hævning eller et mellemværende med ejeren, afhængigt af virksomhedsformen. Skriv det kort til din bogholder, så posteringen kommer på den rigtige konto.
Det er lettest, når virksomheden har sin egen konto og sit eget kort, og når undtagelser bliver nævnt med det samme.
En enkel rutine
- Saml bilag løbende – fx i en app eller en fast mappe – i stedet for at lede efter dem ved periodens slut.
- Send eller upload på en fast dag hver uge eller måned.
- Kontrollér, at hele dokumentet er læsbart: dato, leverandør, beløb og moms.
- Skriv kort formålet, når det ikke er indlysende – fx "frokost med kunde" eller "materialer til opgave X".
- Send hvert bilag én gang, så der ikke opstår dubletter.
- Hent fakturaer fra kundeportaler og betalingsløsninger samtidig.
Det betyder ikke, at alle virksomheder skal have den samme digitale opsætning. Det rigtige setup afhænger af virksomhedens størrelse, regnskabsprogram og hvilke regler, der gælder for netop den.
Når et bilag mangler
Bed leverandøren om en kopi – de fleste kan sende en faktura igen, og mange har den liggende i en kundeportal. Lav ikke selv et bilag, der ligner en faktura, og gå ikke ud fra, at du kan fradrage momsen, hvis dokumentationen mangler. Skriv i stedet til din bogholder, hvad posteringen drejer sig om, så I kan finde den rigtige løsning.
Eksempel: køb af en bærbar computer
Tænkt eksempel
En selvstændig køber en bærbar computer til virksomheden i en webshop og betaler med virksomhedens kort. Til bogholderen sender hun fakturaen fra webshoppen (ikke kun ordrebekræftelsen) og skriver, at computeren bruges i virksomheden.
Bogholderen bogfører købet ud fra fakturaen. Om udgiften kan trækkes fra med det samme, afskrives over flere år, eller om momsen kan fradrages helt eller delvist, er et skattespørgsmål, der afhænger af konkrete forhold – det følger ikke automatisk af, at bilaget er bogført.
Bruges computeren også privat, er det vigtigt at fortælle det. Det ændrer ikke på, at købet skal dokumenteres, men det kan have betydning for den skattemæssige og momsmæssige behandling, som afklares særskilt – eventuelt med en revisor.
Hvor længe skal bilag gemmes?
Som udgangspunkt skal regnskabsmateriale opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Der findes undtagelser, blandt andet særlige regler på momsområdet. Læs de præcise regler i Erhvervsstyrelsens vejledning om bogføringsloven.
Skal du skifte bogholder, kan du læse sådan skifter du bogholder. Og vil du vide, hvordan ordnede bilag påvirker tidsforbruget, så læs hvad der påvirker prisen på bogholderi. Se også hvad bogholderi hos mig omfatter.