Det, der driver tidsforbruget
Kompleksitet frem for antal
Bilag er meget forskellige at behandle. En fast månedlig husleje er enkel og ens fra gang til gang; en faktura med flere momssatser, delvist privat brug eller uklar tilknytning til et projekt kræver mere opmærksomhed og ofte et opklarende spørgsmål.
Integrationer og datakvalitet
Bankforbindelse, webshop og betalingsløsninger, der er koblet korrekt til regnskabsprogrammet, sparer tid. Integrationer, der importerer forkert eller dobbelt, kan omvendt koste tid til kontrol og rettelser.
Valuta og platforme
Køb og salg i flere valutaer, eller salg gennem flere platforme med hver deres afregning, giver ekstra afstemningsarbejde.
Løn
Antal ansatte, timelønnede versus fastlønnede, fravær og refusioner påvirker omfanget af lønservice.
Oprydning versus løbende drift
Hvis bogføringen er bagud eller har fejl, skal den rettes. Det betyder ikke nødvendigvis, at al oprydning skal være færdig, før den løbende bogføring kan starte. Ofte aftaler man en prioritering: fx at nye bilag bogføres løbende fra en bestemt dato, mens ældre perioder ryddes op i en aftalt rækkefølge – med de næste momsfrister først. Oprydningen er en særskilt opgave, som er svær at prissætte, før materialet er set.
Rapportering og svartid
Ønsker du månedlige rapporter, budgetopfølgning eller hurtige svar på spørgsmål, er det en del af opgaven og bør stå i aftalen.
Samme antal bilag, forskellig opgave
Tænkt eksempel
Virksomhed A er en konsulent med omkring 40 bilag om måneden: få kunder, faste abonnementer, én bankkonto og alt i danske kroner. Bankintegrationen virker, og bilag uploades løbende.
Virksomhed B har også omkring 40 bilag om måneden, men sælger via en webshop med to betalingsløsninger, køber varer i euro, har en ansat på timeløn og sender bilag samlet ved kvartalets slut.
Selvom antallet er det samme, kræver B væsentligt mere arbejde: afstemning af afregninger, valuta, løn og opsamling af manglende bilag.
Almindelige prismodeller
På markedet ser man generelt tre modeller. Beskrivelsen her er generel og siger ikke noget om, hvordan en bestemt bogholder prissætter.
- Timepris: Du betaler for den tid, der bruges. Fleksibelt, men det kræver tillid og gerne løbende overblik over timeforbruget.
- Fast pris for en aftalt opgave: Forudsigeligt, så længe opgaven er stabil. Vigtigt at vide, hvad der sker, hvis omfanget ændrer sig.
- Abonnement: En fast månedlig betaling for et defineret indhold. Se efter, hvad der ligger uden for abonnementet.
Tjekliste: sammenlign tilbud
- Er priserne angivet med eller uden moms?
- Er licens til regnskabs- eller lønprogram med, eller betaler du det selv?
- Er opstart, overlevering eller oprydning prissat særskilt?
- Hvilke opgaver er inkluderet – fx moms, rykkere, betaling af regninger, afstemninger?
- Hvor ofte udføres opgaverne – ugentligt, månedligt, kvartalsvis?
- Hvad koster tilvalg som rapportering, løn eller materiale til revisor?
- Hvad sker der med prisen, hvis omfanget ændrer sig?
- Hvilket opsigelsesvarsel gælder?
Bed om tilbud på samme opgave
Tilbud kan kun sammenlignes, hvis de dækker det samme. Det hjælper at beskrive opgaven så konkret, at alle, du spørger, regner på det samme grundlag:
- Hvor mange bankkonti, kort og betalingsplatforme skal bogføres og afstemmes?
- Hvilke afstemninger skal laves, og hvor ofte – fx bank månedligt og balancekonti kvartalsvis?
- Hvem henter bilag? Uploader du selv, eller forventes bogholderen at hente fakturaer i portaler og rykke for manglende bilag?
- Hvornår skal tal, rapporter eller momsafstemning være klar efter en periodes afslutning?
- Hvordan godkendes ekstraarbejde, før det udføres – og hvordan bliver du orienteret?
- Er der sæsonudsving, så nogle måneder har langt flere bilag end andre?
- Skal aftalen evalueres efter en indledende periode, når begge parter kender opgaven bedre?
Tænkt eksempel
En virksomhed beder to bogholdere om tilbud. Det ene tilbud omfatter én bankkonto, månedlig bankafstemning og at virksomheden selv uploader bilag. Det andet omfatter alle konti, også betalingsplatformen, samt at bogholderen henter fakturaer og rykker for manglende bilag.
Beløbene kan ikke sammenlignes direkte, fordi opgaverne er forskellige. Først når begge tilbud regner på det samme omfang, giver det mening at se på prisen.
Sådan bliver opgaven mindre
- Send bilag løbende og i en fast rytme.
- Sørg for, at hvert bilag er læsbart og har en kort forklaring, når formålet er uklart.
- Hold private og erhvervsmæssige udgifter adskilt.
- Brug integrationer, der virker, og meld fejl, når de opstår.
- Aftal klart, hvem der gør hvad – fx hvem der godkender og betaler regninger.
Læs mere i guiden om hvilke bilag du skal sende til din bogholder, og se hvilke bogholderiopgaver jeg hjælper med. Vil du have et tilbud fra CP Regnskab, finder du alt om det på siden om priser og tilbud.